Copia simple, copia autorizada

Cuando salga Ud. de mi notaría, espero que feliz, no tanto por irse, sino por el trato recibido, seguramente lleve en su mano tres documentos, a saber: una factura, una copia simple y una copia autorizada, todo introducido dentro de una carpeta en la que aparece mi nombre PATRICIO MONZÓN MORENO.  Espero que, además, lleve un grato recuerdo y una reconfortante sensación de seguridad.

Puede que vaya acompañado de otros documentos, como la factura del Registro de la Propiedad o del Registro Mercantil, o el justificante de haber comunicado al Ayuntamiento la operación, o algún otro.

La factura. Pone arriba a la izquierda “Factura” junto con mis datos fiscales y los suyos. Debe guardarla. Le puede valer si compró una vivienda y en el futuro la vende, el valor de adquisición se calcula añadiendo cualquier gasto que se le haya ocasionado para la compra (Notario, Registrador, impuesto, gestión, inmobiliaria), y la suma de todo eso debe detraerse del precio de venta para determinar su ganancia patrimonial, la cual tributa por el IRPF. También le puede servir para reclamar daños (por ejemplo, actas de presencia) o gastos judiciales (poderes para  pleitos).

La copia autorizada. Los Notarios guardamos el original del documento que Ud. haya firmado, a ese documento le llamamos MATRIZ, lo coleccionamos en libros en orden cronológico y su conjunto se denomina PROTOCOLO. La custodia es para siempre, ya nosotros, ya otro Notario que nos sustituya. Sólo hay un Notario en España que se llame como yo. Si dentro de cien años alguien quiere una copia de un documento firmado ante mí (y tiene derecho a ella), en una fecha cierta, fácilmente se puede saber cuál es el custodio de ese documento y cómo acceder a él. Quiero decir que mi nombre, como Notario, es, a la vez, una especie de registro. Eso hace que, normalmente, la matriz sólo la vea Ud. el día de la firma y que no vuelva a verla jamás. El Notario es el responsable de que las copias que expida coincidan con el original. Se trata de un invento genial de los juristas del siglo XII en Italia: los documentos no se pierden.

La copia autorizada es algo especial. Es el único documento que puede presentarse en los Registros para inscribir los bienes a su nombre (salvo rarísimas excepciones), su emisión está muy controlada y sólo puede hacerse bajo ciertas circunstancias, además, el mero hecho de su emisión se anota en la matriz. No en vano no son nada menos que 28 artículos del Reglamento Notarial los que se dedican a regularla. También tiene un coste más elevado que cualquier otra. Cada folio ronda los tres euros y un plus por antigüedad (depende de los años que hayan transcurrido desde la firma de la matriz). Por eso, no las pida alegremente, muchas veces le bastará una copia simple para sus necesidades.

Es fácil de distinguir, cada folio está rubricado por el Notario, el papel es de una textura especial con tono amarillentos (si se fija tiene marca de agua y es reactivo a la luz ultravioleta), tiene un sello azul en su parte superior central que muestra el escudo de España (en las provincias vascas, dada su competencia tributaria, el papel y este sello son distintos), se trata del Impuesto de Actos Jurídicos Documentados, por importe de  15 céntimos por folio (o 30 por pliego, pero estos ya no se ven). En su último folio escrito aparece un nota que llamamos de pie de copia donde relata quién emite la copia, a quién y en qué fecha. Está firmada por el Notario y lleva un sello circular (en forma de pegatina) que se denomina sello de seguridad.

Aquí hay una copia autorizada. Primera página:

copia autorizada primera

Y la última página, con mi firma (signo, firma y rúbrica), sello y sello de seguridad:

copia autorizada ultima

La copia simple es más sencilla y no está sometida a tanta regulación. Por favor, no la llame nota simple. Las notas simples son emitidas por los Registros de la Propiedad y por los Mercantiles. El papel también tiene ciertas medidas de seguridad, pero no tienen el sello del impuesto azul, sino una marca de los Colegios Notariales de España de color marrón. Su emisión no costa en la matriz y no van firmadas. Pone claramente en el documento “copia simple”.

copia simple

Aquí puede verse el sello, que es el del Consejo General del Notariado (y el mío), y no el de papel del estado. Este último es azul y es el propio de las copias autorizadas.

emblema notariado

No le sirve ni para inscribir nada a su nombre, ni para acreditar nada ante Notario. Cuando vaya al Notario debe llevar siempre la copia autorizada. No es un capricho de funcionario quisquilloso, es que la copia simple no es prueba de nada. Le podré un ejemplo, su Ud. le otorgó un poder a una persona, tiene derecho a que le devuelva la copia autorizada del poder (no la simple), como las copias están controladas (consta en la matriz qué copias autorizadas que se han emitido) Ud. puede mantener un cierto control del uso de ese poder, que se desvanecería si valiera lo mismo una copia simple que una autorizada.