Actas de Junta

No es extraño que se le requiera al Notario para que asista a una junta o asamblea y de fe de lo que en ella se dice.
Normalmente es un mal síntoma. Suele querer decir que no hay entendimiento, o gran desconfianza, o, incluso, que han tenido lugar episodios de violencia.
Lo recomendable es acudir al Notario sólo como último recurso.
El procedimiento es común a cualquier acta de presencia, pero tiene ciertos caracteres propios. Es el caso de la acta de Junta de sociedades mercantiles (SOCIEDADES ANÓNIMA O SOCIEDADES LIMITADAS) que tienen una regulación especial en el Reglamento del Registro Mercantil.

La operativa es muy sencilla, se acude a la notaría para formalizar un requerimiento en el que se acredite el interés legítimo en el levantamiento del acta. Se le provisiona un importe al Notario y éste acude al lugar y en el tiempo que Ud. le cite.

Si embargo, no puedo resistirme a darle unos consejos:

Lleve toda la documentación necesaria a la notaría, por medio de copias autorizadas. La diferencia entre copia simple y autorizada puede verla aquí. En especial, si es una sociedad los estatutos vigentes y nombramientos. Hay una costumbre viciosa de no mover las copias de casa a la notaría, bajo el argumento de ya se presentaron ahí alguna vez, o por temor a pérdida. Es un grave error, a veces hay modificaciones de estatutos que no se tienen en cuenta y que no se han llevado a esa notaría, o se da por hecho que los estatutos dicen una cosa que no dicen. Tenga en cuenta, también, que esos documentos están hechos y han nacido, sobre todo, para eso, para ser llevados ante un Notario. Por ello, si lleva la documentación adecuada, el Notario revisará la regularidad de la convocatoria con arreglo a los documentos presentados, es un juicio de legalidad que le vendrá bien y que va, de serie, con la contratación de los servicios (el coste es el mismo, pero la calidad del servicio es mejor). Mi consejo es que no impida al Notario ejercer su función de seguridad jurídica preventiva, y jamás le ponga mala cara si le pide documentos originales, lo hace por su bien.
Cada uno es dueño de su silencio, pero esclavo de sus palabras. Si ha acudido al Notario es porque hay conflicto que SIEMPRE puede empeorar. Por eso hay que ser muy cauto en lo que se dice. Una manifestación que consta en acta notarial es casi inatacable y si en ella va una confesión que le perjudica, le habrá dejado a su contraparte el camino allanado. Por eso le sugiero dos cosas:
- Una, que lo vaya Ud. a decir en la junta o asamblea, lo lleve escrito, con dos copias, una para el Notario y otra para la «otra parte», de modo que no tenga que hablar nada, sólo entregar. Este tipo de reuniones suelen ser desagradables y no ayuda ir dictando nada, cuanto antes acaben, mejor para todos.
- En la sesión, procure decir lo mínimo. Así evitará sobresaltarse y meter la pata. Si la otra parte falsea la realidad, no especifique cómo y limítese a poner sobriamente, de manifiesto, su disconformidad. No imagina cómo de diferentes se ven las cosas entre una asamblea y un juicio meses o años más tarde.
En la convocatoria, si no es imprescindible, evite el modismo típico de «ruegos y preguntas«. No es obligatorio y puede Ud. informar a los interesados de cualquier otra forma dejando constancia de ello. En una junta que se prevé conflictiva, cuantas menos preguntas impertinentes, tendenciosas o capciosas se produzcan, mejor.
Mantenga el control de la sesión. Pese a que la presencia del Notario suele ser un bálsamo contra actuaciones exageradas, es al Presidente al que corresponde mantener el orden y funcionamiento. Por ello, procure ser dinámico, centrarse en el Orden del Día, y si es posible, limitarse a leer los puntos del mismo y su aprobación. Las juntas no son para tirarse trastos, ni menoscabar la dignidad de nadie. Son actos formales en los que prevalece el derecho y el respeto. BREVEDAD, BREVEDAD, BREVEDAD.
El Notario no debe tomar nota de todo, sólo de lo esencial y de lo que explícitamente se le pida, además, tampoco asesora legalmente en estos casos. Por ello, insisto, lleve escrito lo que quiere que conste, para que no haya errores, y si hay algo especialmente relevante de lo que quiera dejar constancia (cosa que no debería ocurrir, porque Ud. debe mantener el control de todo lo que pudiera ocurrir), diríjase al Notario y hágaselo saber. No le dicte, los Notarios sabemos resumir bastante bien, pero pídale que le lea lo que ha apuntado en el acta.
Conviene auxiliarse se algún experto. Si se prevén juicios, el asesoramiento y dirección de un abogado es del todo recomendable.