Si su propósito es dejar constancia del estado físico de algo que el Notario perciba por los sentidos, en general, se trata de un acta de presencia, a menos que sea algún tipo especial de acta (manifestaciones, notificación, declaración de notoriedad, de herederos,…). Por tanto se trata del tipo de acta residual general.
Se regulan en los artículos 198 y siguientes del Reglamento Notarial.
Algunas de las más utilizadas son estas (aunque no quiero decir que sea necesario recurrir a ellas siempre que ocurra alguna de estas cosas) :
- Para acreditar daños en una propiedad (inundaciones, obras, accidentes,..) y así poder reclamar indemnizaciones. Con frecuencia cuando en la finca adyacente se van a iniciar una obras, se suelen hacer para que así conste el estado previo.
- Para dejar constancia del estado de una vivienda, cuando se entrega a un inquilino o cuando éste la devuelve al propietario.
- Para transcribir lo que resulta de un dispositivo electrónico, como una página web o un móvil.
Sin embargo, los casos anecdóticos son muchos. Yo he dado del tipo de costura y resultado de un vestido de boda o he estado midiendo sardinas en Galicia para ver si daban la talla. Un compañero me contó como tuvo que apreciar el resultado de una operación de pecho de una joven.
Quisiera ofrecerle unos breves consejos:
- Es imprescindible acreditar un interés legítimo por parte del solicitante. Para ello, recomiendo explicar los motivos de la actuación en la parte del acta denominada EXPOSITIVO, con claridad y detenimiento. Ésta puede valer, a su vez, de acta manifestaciones, incluso incorporando documentación que se considere conveniente. Por el mismo precio y en la misma acta tendrá un documento más completo.
- Las actas de presencia son medios de prueba que pueden presentarse en juicio, como tal medio, debe obtenerse con total legalidad. Por ejemplo, no podemos entrar en la propiedad privada, y menos, en un domicilio, sin el consentimiento de quien tenga esta facultad. Por eso no acompañamos a nadie cuando se va a forzar una puerta, esa es una cuestión judicial en la que nos inhibimos. Si vemos algún delito, suspendemos el acta y nos vamos a notificar al Fiscal. Si pretende que entre en su casa, traiga la escritura de la misma. No es imprescindible (puedo comprobar su titularidad en el Catastro), pero facilita el examen de la legalidad.
- Tenemos muchas prohibiciones: no podemos actuar fuera de nuestro distrito, no podemos dar fe conversaciones telefónicas, no hay posibilidad de actuar de modo oculto o sorpresivo, si no nos dejan acceder o estar, nos tenemos que ir, no cabe que nuestra actuación esté ya bajo un expediente administrativo, judicial o de otro Notario. En fin, transmita toda la información disponible al Notario cuanto antes, no vaya a ser que el trabajo del Notario y el suyo, no sirvan para nada.
- Conviene auxiliarse se algún experto. Por ejemplo, en el caso de los daños a edificaciones por un arquitecto, ven cosas que el resto de los mortales no vemos. Si se prevén juicios, el asesoramiento y dirección de un abogado es del todo recomendable. Muchas veces, para darle nombre a las cosas es preciso acudir una terminología propia de un profesional, que puede auxiliar para explicarlo al Notario (veterinarios, agentes forestales, pescadores,…)
- Tenga muy en cuenta que este tipo de actas van precedidas de un requerimiento que se hace al Notario. Ese requerimiento es, precisamente, mi título de actuación. quiero decir que si se me requiere para dar fe de los pájaros que hay en los árboles, no puedo, una vez en el lugar, dar fe de los que hay en los arbustos. Con frecuencia acudo con la encomienda de dar fe de la identidad de unas fotografías y, sobre la marcha, me piden que haga constar el estado de una pared. No es posible. Piense bien y reflexione, desde el principio, qué cosas quiere que consten y no olvide nada cuando hable con el Notario.
- Los Notarios no somos adivinos (aunque el callo de la experiencia nos permite intuir muchas cosas). No podemos dar fe de que le han sustraído un televisor por el mero hecho de que no se encuentre en una vivienda. Ud. puede manifestar (y ahí entra lo dicho sobre el EXPOSITIVO) que le falta un u otra cosa, o que antes las cosas eran de otra forma, pero no le pida al Notario que afirme cosas que son imposibles de apreciar por los sentidos.
- Cuando se quiere que consten fotografías en el acta y que el Notario de fe de la identidad con la realidad, la experiencia me ha llevado a utilizar el procedimiento de que soy yo mismo el que toma la instantáneas con el teléfono móvil, las muestro al cliente, éste me da su conformidad con las imágenes y las envío a imprimir. Hay otros procedimientos, pero éste se me antoja el más sencillo y económico. Pero tenga en cuenta que Ud. deber revisar bien las fotos sobre el móvil, para que en ellas aparezca lo deseado (yo no soy fotógrafo profesional). Procure que no haya demasiadas fotografías, ya que encarecen innecesariamente el documento. Y no olvide que, aunque una imagen vale más que cien palabras, a veces, es al revés, una palabra vale más que cien imágenes (y más si está bien dicha por un Notario). Por último, tenga en cuenta que el proceso tardará un par de días.
- Las páginas web pueden ser objeto de un acta. Yo siempre accedo desde mi propio ordenador para asegurarme que de el DNS no se ha alterado, por lo tanto, no es necesario que traiga la impresión a papel de lo que se quiera incluir. Internet es como cualquier otra parte del mundo, hay zonas públicas y zonas privadas. Los Notarios no podemos entrar en ningún lugar privado sin la debida autorización, por ello, para penetrar en el Facebook de alguien, debemos tener su permiso.
El coste es el general de cualquier acta, aproximadamente 60€, siempre se no supere los dos folios, pero si hay que salir fuera de despacho, además cobramos por horas de salida (es muy poco, porque los aranceles no han cambiado desde 1989) y por desplazamiento.
Algunos links extraordinarios
http://www.notariallopis.es/blog/i/142/73/actas-notariales-de-redes-sociales
https://www.notariofranciscorosales.com/acta-notarial-de-twitter-y-loteria-de-navidad/
patricio@notariado.org 